Na pitanje optimizacije zaliha, skladište nema mnogo utjecaja jer su zalihe posljedica odluka o budućim potrebama kupaca koje donose timovi u nabavi i prodaji.
Znamo da su prostor i vrijeme dragocjeni resursi za skladišta. Za vrijeme nije čudno što ga uvijek nedostaje, ali mnoštvo je primjera gdje i prostora vrlo brzo ponestane iako se u početku činilo da ga ima napretek. To se posebno dogodi nakon selidbe iz starog prostora u novo i veće skladište.
Prema Einsteinovoj teoriji relativnosti, prostor i vrijeme u svemiru čine zapravo jednu dimenziju koja se naziva prostor-vrijeme. I u skladištu su prostor i vrijeme usko povezani i zapravo su profesionalci u logistici stalno u potrazi za optimalnom ravnotežom između tih dvaju resursa.
Ako je prostor dragocjen, kako onda odrediti optimalne količine koje će se skladištiti za svaki pojedini artikl, s obzirom na to da artikala ima sve više i više. Ima nekoliko savjeta i alata koji vam mogu pomoći u vezi s tim pitanjem.
Moj prvi savjet i protupitanje na žalopojku o premalo prostora glasi: imate li možda prevelike zalihe i znate li kolike vam zalihe trebaju? O optimalnim zalihama vrlo mnogo sam pisao i to je jedna odvojena tema o kojoj ćemo također pisati u sljedećim nastavcima ove kolumne. Zašto kažem da je to odvojena tema? Na pitanje optimizacije zaliha, skladište nema mnogo utjecaja jer su zalihe posljedica odluka o budućim potrebama kupaca koje donose timovi u nabavi i prodaji.
Sljedeće je pitanje koja je frekvencija nabave idealna za svaki artikl i za svakog dobavljača, jer o frekvenciji ulaza robe na skladište ovisi potreba za prostorom. Postoji model koji se zove optimalna količina nabave (Economic Order Quantity – EOQ) koji nam može pomoći oko izračuna količine narudžbe. Da bismo precizno izračunali optimalnu količinu narudžbe trebaju nam dvije osnovne veličine: trošak držanja zaliha i trošak nabave. Dakle, moramo biti svjesni i pomoći odjelu nabave u izračunu svih troškova koji se odnose na tu nabavu, kao i na troškove koji se odnose na držanje zaliha. Troškovi nabave ne obuhvaćaju samo procesiranje narudžbe i transporta već i sve aktivnosti u skladištu koje su potrebne da bi se roba zaprimila. S druge strane, kod troškova držanja zaliha nisu samo troškovi financiranja zaliha već i ostali varijabilni troškovi u skladištu (kao što je cikličko brojanje, trošak manipulacije, gubitak vrijednosti robe uslijed manipulacije, otpis itd).
Na kraju, postavlja se pitanje kako rasporediti robu koju već imamo na stanju? O vrstama prostora na skladištu detaljnije ćemo govoriti prilikom predstavljanja raznih metoda za kontrolu lokacija u skladištu, kako bismo bili što efikasniji u komisioniranju. Međutim, ono što već sada možemo reći jest da robu možemo rasporediti po zonama kao što su picking zona (zona za komisioniranje) i zona za skladištenje (rezervne pozicije). Picking zona dragocjena je zona jer o efikasnosti te zone ovisi efikasnost najvažnije aktivnosti, a to je komisioniranje robe za kupca. Najveća je noćna mora svakog skladištara da kad dođe na poziciju nekog artikla, ne nađe potrebnu količinu.
U slučajevima frekventne robe to se dosta često događa jer frekventna se roba brzo proda i uvelike ovisi o još jednom važnom procesu – procesu nadopune polica i regala u picking zoni. Ako je taj proces spor i neadekvatan, dolazi do nepotrebnih zastoja i dugog vremena za pripremu naloga za utovar.
Najveći je problem, kao i uvijek, u prosječnosti. To znači da skladištari za svu robu predvide jednak prostor na policama. Stvar je u tome da bez obzira na to što imamo negdje rezervnu poziciju s rezervnom količinom, u trenutku spremanja naloga vi imate zastoj zbog odlaska na rezervnu poziciju. Rezervna pozicija je na udaljenoj lokaciji ili na trećem ili četvrtom katu regala, za koji vam treba viličar i cijela ta procedura, iako se čini uobičajenom, mnogo je skuplja nego da ste cijelu količinu odmah imali na raspolaganju. Stoga, treba pametno izračunati potrebnu količinu za svaki artikl prema njegovoj uobičajenoj frekvenciji i na osnovi toga raspodijeliti prostor koji imamo na raspolaganju.
Izračun za optimalnu količinu začudo je jednostavan i tu do izražaja dolazi teorija relativnosti. Dakle, uzmete prosječnu količinu prodaje po danu i broj pickova u danu te ih usporedite s potrebnim prostorom. Gruba metoda prst-palac kaže da bi trebalo na polici imati količinu koja je dovoljna za barem jedan radni dan kako bi se izbjegla potreba nadopune tijekom najzaposlenijeg razdoblja. To, dakako, vrijedi za operacije koje imaju nadopunu u drugoj ili trećoj smjeni. Naravno da u nekim slučajevima količina može biti dovoljna i za više dana. Tako, primjerice, u nekim skladištima drže i za pet ili više dana, a znam i neke skladišne operacije koje drže količinu robe dovoljne za dva tjedna. Na taj se način riješe nadopune tih artikala za neko vrijeme i skladištari se mogu baviti poslom koji dodaje vrijednost. Međutim, ovdje treba voditi računa i o samom prostoru koji se zauzima i pronaći optimalnu točku prostor-vremena koja će vam dati optimalnu kombinaciju brzine isporuke i zauzetog prostora na policama u skladištu.
Svaka kompanija je specifična i zato je u svakom pojedinačnom slučaju potrebno izračunati koja količina na polici će nam omogućiti da potrošimo najmanje vremena i prostora za isporuku kupcu. Moj prijatelj i stručnjak za Supply Chain Management, koji će nam se pridružiti na ovogodišnjoj SCM konferenciji Patrick Daly sažeo je ovo pravilo u jednostavan model (vidi sliku). Vrijeme komisioniranja povećava se s povećanjem količine na pozicijama, dok se istovremeno vrijeme nadopune smanjuje. S obzirom na to da se skladišne operacije sastoje od ukupnog vremena koje je potrebno za komisioniranje i za nadopunu praznih pozicija, ono što mi tražimo jest najniže ukupno vrijeme. Kada pronađemo taj optimum, možemo reći da smo riješili teoriju relativnosti u skladištu.
O autoru:
Antonio Zrilić (antonio.zrilic@logiko.hr) – osnivač je tvrtke Logiko d.o.o. i ekspert za optimizaciju procesa u Supply Chain Managementu (logistika, nabava i proizvodnja). Pomaže kompanijama da unaprijede profitabilnost, rast i cash-flow. Autor je knjige Upravljanje zalihama u šest koraka.
