Dakle, prvo što morate saznati jest s kakvim zalihama uopće raspolažete. U tu svrhu nam stoje na raspolaganju alati kao što su Priceov zakon, Paretovo pravilo i posljedično ABC, XYZ analiza te unakrsna ABC/XYZ analiza.
Vrlo mnogo eksperata najavljuje ili, još bolje rečeno, proriče skoru novu recesiju. Nije teško predvidjeti da će u budućnosti biti nova kriza jer kapitalistička ekonomija je nesavršena i ima svoje cikluse. Ono što je veći izazov jest naći načine koji će nam pomoći da se što bolje pripremimo za tu nadolazeću nedaću.
Jedan od glavnih utega koji je mnoge kompanije povukao na dno za vrijeme krize koja je počela 2008. bile su prevelike zalihe. Međutim, drugi problem koji je produljio agoniju kompanijama koje su preživjele prvi udar bila je činjenica da nisu imali zalihe koje su se mogle prodavati…
Taj se čudan sindrom uvijek događa istovremeno – imate prevelike zalihe koje vam apsorbiraju gotovinu pa nemate dovoljno novca da kupite svježe zalihe koje se prodaju i na taj način kočite priljev tako potrebne gotovine. Taj je začarani krug smrtonosan i zato ga trebamo izbjegavati tako da upravljamo zalihama, a ne dopustimo da one upravljaju nama.
Kroz nekoliko sljedećih nastavaka pokušat ćemo odgovoriti na pitanje – kako bolje upravljali zalihama. To ćemo učiniti u nekoliko koraka. U ovom broju napravit ćemo prvi korak, a to je – saznati s kakvim zalihama uopće raspolažemo, kolike su one, koliko nas koštaju i koliki potencijal imaju.
Kako, dakle, upravljati zalihama? Rekli smo da prvo što morate saznati jest s kakvim zalihama uopće raspolažete. U tu svrhu nam stoje na raspolaganju alati kao što su Priceov zakon, Paretovo pravilo i posljedično ABC, XYZ analiza te unakrsna ABC/XYZ analiza s kojima se zalihe klasificiraju prema važnosti (vrijednosti) i prema oscilacijama u prodaji.
Podjela artikala po kategorijama
Artikli u svakom poduzeću obično su klasificirani na linearan način (jednodimenzionalno) kao što je, primjerice, klasifikacija na sirovine, poluproizvode, gotove proizvode, rezervne dijelove i trgovačku robu. Svaka bi klasifikacija trebala krenuti od namjene artikala koje klasificiramo. Predlažemo da se, prije nego se napravi bilo kakva analiza, svi promatrani materijali i proizvodi klasificiraju. Klase odnosno kategorije proizvoda ne bi trebale biti previše specifične jer se onda gubi smisao grupiranja.
Tako, primjerice, u poduzeću koje se bavi prodajom poljoprivrednih strojeva grupa rezervni dijelovi bolja je za analizu, nego grupa rezervni dijelovi za kosilicu MG2000. Međutim, ako se ista kompanija bavi i prodajom rezervnih dijelova za te kosilice, onda ne možemo staviti u isti koš rezervne dijelove koji koštaju 10 eura i stroj za čišćenje lišća koji košta 700 eura. Vidjet ćemo u nastavku da bi to bilo miješanje krušaka i jabuka i da bi nam iskrivilo sliku koju bi dobili nakon analize.
ABC analiza
Da bi podaci te interpretacija ABC analize bili konzistentni i smisleni, ABC analiza radi se posebno za svaku kategoriju artikala koja je u prethodnom koraku definirana.
ABC analiza je metoda klasifikacije materijala u skupine od kojih svaka ima različito značenje i važnost za poslovanje. Prema toj važnosti određuje se i njihov tretman. Svrha primjene te metode je uspostavljanje djelotvornog sustava kontrole i upravljanja predmetima iz okvira nabavnog, prodajnog i skladišnog poslovanja provođenjem različitih postupaka radi postizanja što veće ekonomičnosti i produktivnosti te povećanja uspješnosti poslovanja.
ABC analiza zasniva se na poznatom Paretovom pravilu ili, kako se još naziva, pravilo 80:20. Vilfredo Pareto još je prije više od 100 godina zaključio da 80% svjetskog bogatstva leži u rukama 20% stanovništva.
Kasnije je to pravilo prošireno na sva područja ljudskog djelovanja pa tako možemo reći da 20% kriminalaca počini 80% kriminalnih djela, 20% vozača uzrokuje 80% prometnih prekršaja i nezgoda, 20% vaših kupaca predstavlja 80% vaših prihoda, 20% vašeg vremena donosi 80% novca, kao i da 20% artikala na vašim zalihama čini 80% prihoda. Daljnjih 30% proizvoda čini 15% prihoda, a ostalih 50% proizvoda čini samo 5% prihoda.
To pravilo pomaže nam da podijelimo odnosno klasificiramo artikle prema važnosti koju ti artikli imaju u našoj kompaniji. Tako dobivamo kategorije zaliha A, B ili C te im pridajemo pažnju na osnovi njihove važnosti. Prirodno je da su nam mnogo važniji A artikli i da ćemo njima pridavati veću važnost, odnosno trošiti više vremena na njihovu analizu.
Analiza se provodi svrstavanjem artikala u tri grupe, A, B i C, primjenom kriterija koji karakteriziraju njihovo poslovno značenje. Kao kriterij smo u našem slučaju koristili vrijednost prodaje.
Kroz analizu u jednom konkretnom poduzeću došli smo do podataka koji nam govore da 80% prometa artikala čine 13-17% artikala – ovisno o kategoriji. Tako smo dobili sljedeće rezultate za tri skupine artikala:
- A grupa – 80% prometa čini 12-17% artikala, što kod njihove najznačajnije skupine iznosi 332 artikla
- B grupa – 15% prometa čini 22-27% artikala, što kod iste kategorije iznosi 516 artikala
- C grupa – 5% prometa čini 56-65% artikala, što u toj kategoriji iznosi 1069 artikala.
Što nam ova analiza govori? Na prvi pogled govori nam da od gotovo 2000 artikala iz jedne kategorije, samo 332 artikla čine čitavih 80% prometa, a ostalih gotovo 1600 čini samo 20% prometa.
To smo bili i predvidjeli na osnovi pravila 80:20 i možemo reći da je ovo gotovo školski primjer Paretova pravila. Međutim, ne treba robovati brojkama jer ovo je pravilo predragocjeno da bismo ga tek tako odbacili u slučaju da brojke nisu baš 80:20. U nekim slučajevima podaci čak i u istom poduzeću mogu varirati od kategorije do kategorije. Tako, primjerice, kod jedne od kategorija proizvoda u jednoj tvrtki 37% artikala čini 80% prometa. Zato smo na početku i preporučili da se ABC analiza radi po kategorijama.
U sljedećem broju govorit ćemo o interpretaciji ABC analize i gdje se sve može primijeniti te o Priceovu zakonu i kakav on ima utjecaj na zalihe.
Više o tome kako efikasno upravljati zalihama pročitajte u knjizi Optimizacija zaliha u 6 koraka.
