Autor: Marko Jovanović, CEO i osnivač, Marteco digital
Centralizovani intranet portal može pružiti integrisanu platformu za dvosmernu komunikaciju, obezbeđujući da svi zaposleni imaju pristup informacijama i alatima potrebnim za efikasno obavljanje svojih zadataka. Često se ovakvi portali razvijaju na Microsoft Sharepoint tehnologiji koja predstavlja standard u industriji i osigurava potreban nivo bezbednosti i performansi.
Razvoj SharePoint portala počinje postavljanjem osnovne infrastrukture koja omogućava realizaciju dvosmerne komunikacije između centrale i izdvojenih objekata i službi. Cilj ovog integrisanog pristupa je eliminisanje nepotrebnih aplikacija koje komplikuju rad zaposlenih i stvaraju potencijalnu konfuziju, umesto izdvojenih aplikacija sve što je potrebno kompaniji se projektuje i razvija unutar jednog portala. Osoblje u maloprodaji može kroz nekoliko klikova brzo i lako pronaći potrebnu informaciju ili uputiti zahtev ka centrali firme.
Portal se tako projektuje da svako odeljenje ili zaposleni mogu videti informacije koje su njima prilagođene i od značaja, dok centrala može lako i brzo da vrši administraciju.
Koji tipovi komunikacije se realizuju putem portala i koje praktične informacije se prenose?
1. Baza znanja o artiklima i asortimanu – edukacija prodajnog osoblja
Baza znanja artikala omogućava zaposlenima da brzo pristupe ključnim informacijama o proizvodima, uključujući slike, nazive, proizvođače, opise, i benefite za kupce. Ova funkcionalnost centralizuje sve relevantne podatke, smanjujući vreme potrebno za pretragu informacija.
Prodajno osoblje može pružiti tačne i ažurirane informacije kupcima, što doprinosi poboljšanom korisničkom iskustvu i bržem donošenju odluka.
2. Adresar kontakata kolega u firmi ili timova za podršku
Adresar kontakata omogućava zaposlenima brz i jednostavan pristup kontakt informacijama svojih kolega i saradnika. Bez obzira na to da li se radi o hitnom problemu ili svakodnevnoj koordinaciji, ova funkcionalnost osigurava da je potrebna osoba dostupna na nekoliko klikova. To smanjuje vreme potrebno za internu komunikaciju i omogućava brže rešavanje problema, čime se povećava efikasnost celokupnog tima.
3. Kalendar radnih i neradnih dana i planiranje radnog vremena
Kalendar radnih i neradnih dana pruža zaposlenima pregled nadolazećih smena, praznika i slobodnih dana. Ovo omogućava bolje planiranje, kako zaposlenima, tako i menadžerima, koji mogu efikasno rasporediti resurse i obezbediti nesmetano funkcionisanje prodajnih objekata. Jasna vidljivost radnog rasporeda doprinosi boljoj organizaciji i smanjenju konflikata u planiranju smena.
4. Korporativne vesti i objave
Sekcija za objavljivanje vesti omogućava kompanijama da brzo i efikasno podele važne informacije sa svim zaposlenima. Bilo da se radi o internim obaveštenjima, promenama u politici kompanije ili važnim industrijskim vestima, ova funkcionalnost osigurava da su svi u kompaniji informisani. Mogućnost dodavanja pratećih slika čini vesti vizuelno privlačnijima i lakše razumljivima.
5. Objavljivanje i promocija događaja u firmi
Ova sekcija omogućava lako planiranje i promovisanje kako internih, tako i eksternih događaja unutar kompanije. Bilo da je reč o obukama, sastancima ili promotivnim akcijama, zaposleni mogu jednostavno pratiti raspored događaja i pravovremeno se uključiti. Ova funkcionalnost doprinosi boljoj organizaciji i povećava angažovanost zaposlenih.
6. Onboarding – uvođenje novih zaposlenih u posao
Odeljak za onboarding zaposlenih pruža neophodno znanje novim kolegama kako bi se što lakše i brže integrisali u posao. Ček lista resursa i materijala za učenje osigurava da novi zaposleni imaju sve što im je potrebno od prvog dana, smanjujući vreme potrebno za obuku i povećavajući produktivnost. Ovo olakšava proces prilagođavanja i osigurava doslednost u obuci.
7. Edukacija osoblja i kursevi (LMS)
Pristup korporativnom sistemu za učenje kroz SharePoint portal omogućava zaposlenima da kontinuirano unapređuju svoje veštine i znanja. Ova funkcionalnost pruža pristup online kursevima, obukama i drugim edukativnim resursima, čime se podstiče profesionalni razvoj i osigurava da su svi zaposleni u toku sa najnovijim trendovima i praksama u industriji.
8. Upravljanje zadacima - održavanje u maloprodajnom objektu
Sekcija za održavanje omogućava zaposlenima da kreiraju i prate radne naloge za službu održavanja, osiguravajući brže rešavanje tehničkih problema u maloprodajnim objektima. Ova funkcionalnost poboljšava organizaciju održavanja i smanjuje vreme potrebno za popravke, čime se povećava operativna efikasnost i smanjuje rizik od prekida rada.
9. Slanje povratnih informacija ka centrali
Mogućnost slanja predloga i ideja otvorenog tipa ka centrali kroz SharePoint portal omogućava zaposlenima da direktno utiču na poboljšanje poslovanja. Ova funkcionalnost podstiče inovacije i angažovanost zaposlenih, omogućavajući centrali da dobije dragocene uvide sa terena i prilagodi procese na osnovu povratnih informacija.
10. Prijava incidenata na terenu
Mogućnost prijave incidenata i problema uz priložene fotografije omogućava centralnom timu da brzo reaguje na probleme na terenu. Ova funkcionalnost smanjuje vreme potrebno za identifikaciju i rešavanje problema, što doprinosi povećanju efikasnosti i smanjenju zastoja u radu.
11. Prijava i obrada reklamacija
Zaposleni mogu prijaviti reklamacije uz priloženu fotografiju računa, što olakšava i ubrzava proces obrade reklamacija. Ova funkcionalnost poboljšava korisničko iskustvo i doprinosi zadržavanju kupaca, omogućavajući brzo rešavanje problema i povećanje zadovoljstva kupaca.
12. Pristup važnim dokumentima
Portal sadrži izdvojen folder za dokumentaciju, uključujući procedure, pravilnike i druge važne dokumente. Ova funkcionalnost omogućava zaposlenima lak pristup potrebnoj dokumentaciji u svakom trenutku, čime se povećava efikasnost i osigurava doslednost u poslovnim procesima.
13. Galerija fotografija i video materijala
Galerija fotografija i sekcija za video materijale omogućava zaposlenima da brzo pristupe multimedijalnim sadržajima, koji mogu biti korisni za edukaciju, promociju i interno komuniciranje. Ova funkcionalnost čini portal sveobuhvatnim izvorom informacija i resursa za zaposlene.
14. Ankete – prikupljanje informacija za unapređenje poslovanja
Ankete omogućavaju kompanijama da prikupe povratne informacije od zaposlenih i drugih učesnika, što doprinosi stalnom unapređenju internih procesa i radne atmosfere. Ova funkcionalnost podstiče angažovanost i doprinosi donošenju odluka zasnovanih na realnim podacima sa terena.
15. Forma za pohvalu I nagrađivanje unutar tima
Omogućava kolegama da kandiduju članove tima za posebna priznanja i nagrade što stimuliše angažovanje zaposlenih i razvija timski duh i pozitivnu korporativnu kulturu unutar firme.
Implementacijom ovakvog SharePoint portala, kompanija ostvaruje brojne benefite, uključujući:
* Praćenje verzija dokumenata i brza distribucija novih ažuriranih verzija.
* Kontrola pristupa informacijama.
* Efikasan onboarding i edukacija osoblja.
* Pravovremene i brze povratne informacije sa terena ka centrali.
* Napredna pretraga dokumentacije u bilo kom trenutku.
* Efikasna organizacija službe održavanja i praćenje incidenata i intervencija.
* Praćenje izvršenja zadataka u maloprodaji.
Primena veštačke inteligencije u okviru intranet portala
Intranet portal kao centralno mesto za dokumentaciju, procedure i različite objave u tekstualnoj formi, idealno je mesto za primenu veštačke inteligencije kako bi se tražena informacija dobila što lakše i brže.
Veštačka inteligencija omogućava zaposlenim interakciju sa softverskim rešenjem i bazom podataka u prirodnom jeziku, tako da bi logično inteligentna pretraga bila prvi način upotrebe AI-a na intranet portalima. Konkretno zaposleni mogu kroz formu Chatbot-a ili digitalnog asistenta postaviti pitanje o određenoj procedure ili procesu i dobiti u prirodnom jeziku brz i tačan odgovor na osnovu baze raspoloživih dokumenata na portal.
U okviru Microsoft Sharepoint okruženja postoji specijalizovani alat Syntax koji osim pretrage dokumenata može izvući kontekst I ključne reči i na bazi toga pružiti klasifikaciju dokumenata ili generisati nove slične dokumente. Osim toga ovakva rešenja imaju modele za prepoznavanje slika ili čitanje sadržaja iz slika, što dodatno olakšava rad sa dokumentima koji sadrže i ovaj format podataka.
Kako izgleda projekat uvođenja jednog intranet portala?
Analiza potreba i planiranje
Prva faza podrazumeva detaljnu analizu potreba kompanije i definisanje ciljeva koji se žele postići uvođenjem intranet SharePoint portala. Ovo uključuje identifikaciju ključnih poslovnih procesa, zahteva za komunikaciju, i specifičnih funkcionalnosti koje portal treba da podrži. Na osnovu ove analize, kreira se detaljan plan projekta, uključujući vremenski okvir, potrebne resurse, i plan obuke za zaposlene.
Dizajn portala
U ovoj fazi se dizajnira struktura i korisnički interfejs portala, uz prilagođavanje funkcionalnosti specifičnim potrebama kompanije. To uključuje postavljanje baza podataka, kreiranje bezbednosnih grupa, i integraciju sa postojećim aplikacijama i sistemima. Dizajn portala treba da bude intuitivan i lako upotrebljiv, kako bi se obezbedila maksimalna produktivnost zaposlenih.
Implementacija i testiranje
Nakon što je portal dizajniran, prelazi se na implementaciju, koja uključuje postavljanje infrastrukture, migraciju podataka, i integraciju svih komponenti. U ovoj fazi se takođe vrši kompletno testiranje svih funkcionalnosti, kako bi se osiguralo da sve radi besprekorno pre nego što portal postane dostupan svim zaposlenima. Testiranje uključuje simulacije stvarnih scenarija i povratne informacije korisnika.
Obuka zaposlenih i lansiranje portala
Pre zvaničnog lansiranja, svi zaposleni prolaze kroz obuku kako bi se upoznali sa funkcionalnostima i načinom korišćenja portala. Ovo obezbeđuje da su svi korisnici spremni da efikasno koriste portal od prvog dana. Nakon obuke, portal se zvanično pušta u rad, uz stalnu podršku za sve eventualne poteškoće i pitanja.
Praćenje i unapređenje
Nakon lansiranja, sledi faza praćenja korišćenja portala i prikupljanja povratnih informacija od korisnika. Na osnovu ovih informacija vrše se potrebne optimizacije i nadogradnje kako bi portal što bolje odgovarao potrebama kompanije. Ova faza je ključna za kontinuirano poboljšanje i prilagođavanje portala promenama u poslovanju.
| Prvi korak – studija izvodljivosti i analiza Prvi korak u iniciranju projekta izrade intranet portala jeste stručna radionica sa profesionalnim timom koji će podeliti najbolje prakse, predložiti optimalni pristup kako biste digitalizovali poslovne procese na najefikasniji način i objasniti preduslove za realizaciju ovog projekta. Obratite se slobodno našem timu kako bismo odradili besplatnu studiju izvodljivosti i preliminarnu analizu vaših potreba. |
| O AUTORU |
