Autor: Jelena Knežević Vlahović, JKV Organization Development Consultancy, jelena@jkvodc.rs
Uspešni pregovori… Veliki pregovarači… Test izdržljivosti i pameti… Pobednici i gubitnici… Veliki i mali… Pobeda ili propast… Dugo sam mislila da ne mogu da napišem ništa o tome. Jednostavno, ne vidim pregovore tako. Za moje iskustvo previše je čuda i previše je čudno. Nekako mi se čini da, iako su pregovori veoma važni, a sama sam više od dvadeset godina provela učestvujući u njima ili vodeći ih, previše se mistično o njima govori. Skoro kao da ljudi traže „tajni napitak“ ili „tajnu formulu“, koja će im pomoći da dođu do nečega do čega niko drugi nije. Traži se „pregovarač čudne moći“, koji će pobediti drugu stranu. I naravno, ako može odmah, brzo, bez mnogo muke.
Daleko od toga da ne razumem želju za pobedom, ali moje iskustvo je drugačije. Stvari su mnogo jednostavnije i, rekla bih, manje romantične. Pregovori nisu ništa drugo nego jedan od poslovnih procesa unutar organizacije. Važan poslovni proces, gde lako možete videti i izračunati uticaj na rezultat kompanije, ali i dalje samo poslovni proces, u kome se preduzimaju određene radnje, logične i međusobno povezane, u kome treba da se zna šta je čija uloga i kakva su očekivanja od svih učesnika. Podrazumeva, kao i svaki drugi proces, da imate određene inpute i jasno definisane aktivnosti koje vode ka određenom rezultatu. Očekivani rezultati u pregovaračkom procesu su, naravno, novi uslovi saradnje za određeni period, dokumentovani u ugovoru. Faktička definicija vašeg odnosa sa poslovnim partnerima. Čist račun na kome se bazira vaš odnos.
Uspešni pregovori vam neće doći spolja i tek tako. Nije realno. Morate izgraditi proces i postaviti sistem izveštavanja koji ga podržava. Tek na tome možete ciljano graditi veštine i kompetence, kojima ćete otići još jedan korak dalje i upravljati sposobnostima i kapacitetom vaših zaposlenih „da donesu i ono što se doneti nije moglo“. Naravno da je veština bitna, ali nema tu nikakve mistike, ni čuda. Nijedna sjajna taktika ne može nadoknaditi nepostojanje dobro definisanog, i kroz sistem, podržanog procesa. Kad procesa nema, kada imamo samo fragmente pojedinih aktivnosti, kvalitet i veština pojedinca „visi u vazduhu“, te on/ona ne može optimalno, ni održivo stvarati potreban rezultat.
Za uspešne pregovore treba:
- definisati proces pregovaranja
- postaviti sistem izveštavanja za praćenja efekata pregovora i
- razvijati veštine i kompetence zaposlenih koji učestvuju u pregovorima.
U procesu pregovaranja se preduzimaju radnje u vezi pripreme, sprovođenja i zaključenja dogovora sa dobavljačima, a u vezi sa zajedničkim predmetom saradnje (na pr. nabavka/prodaja robe ili usluga). Dobro postavljen proces pregovaranja je efikasan, tj. pravovremen i dešava se uvek u određenom periodu, dobro je isplaniran i efektivan – donosi poboljšanje u saradnji dve strane i vodi ka boljem zajedničkom rezultatu. Konkretno rečeno, na primer u maloprodaji, dobar ugovor je osnova da se što kvalitetnije zajedničkim aktivnostima odgovori na potrebe potrošača i kupaca, poveća kupovina i potrošnja proizvoda koji su predmet ugovora i tako ostvari bolji rezultat. Nije poenta da se pregovara cele godine, tvrdoglavo gura zamišljena opcija saradnje i gubi vreme i energija na iscrpljivanje partnera. Ugovor treba da bude osnova na kojoj se zajedničkim snagama koriste prilike u okruženju i optimalno korist ukupni potencijal saradnje dva poslovna partnera.
Mnogo je važno da naglasim da je za efikasnost svakog procesa, pa i ovog, neobično važno da je celovit, da su jasno precizirane i grupisane sve neophodne aktivnosti i uz to razgraničene uloge i odgovornosti svih zaposlenih koji su deo procesa, da se zna ko, šta treba da uradi i u kom vremenu. Svaki učesnik u pregovorima treba da ima jasno iskomunicirana očekivanja, jasan, vremenski definisan i merljiv zadatak.
foto: pixabay ilustracija
Da biste mogli da iskomunicirate jasna očekivanja, tj. da bi zadaci svih učesnika bili merljivi i imali svrhu, bitno je najpre da uopšte merite, ali i da znate kako treba da merite efekte pregovora. Nije efekat pregovora paušalno „poboljšanje uslova u ugovoru“. Znamo li šta jeste? Imamo li sistem izveštavanja koji nam omogućava da imamo relevantan efekat? Razumemo li vezu između ugovorom definisanih uslova i rezultata organizacije? Da li je svaki pojedinačni zadatak proistekao iz osnovnog cilja pregovora?
Cilj je, naravno, morao biti postavljen na početku, ambiciozan, potreban, ali realan cilj. Znate li šta uopšte treba da ciljate? Imate li uvid odakle treba da vam dođe ciljani rezultat? Šta je realna osnova za tražene uslove, odnosno potrebno poboljšanje?
Kad znate cilj, a imate li plan kako ćete do njega doći?
Zapamtite - dve su velike celine procesa pregovaranja: temeljna priprema i efikasna egzekucija pojedinačnih pregovora. Plan pregovora je rezultat pripremne faze procesa pregovaranja. Potpisani ugovori sa novim uslovima saradnje dolaze iz druge velike faze: egzekucije pregovora, izvršenja plana. Priprema i egzekucija jedna bez druge ne mogu.
Priprema je kritična za uspeh pregovora. Ona podrazumeva da uradite (toliko pominjanu, a često olako shvaćenu) SWOT analizu. Treba dobro da odmerite svoju poziciju, konkurente i okruženje. Šta se promenilo u odnosu na prethodnu godinu? Kako to utiče na naš odnos sa partnerom u pregovorima? Da li nam se otvorila neka šansa? Možda se pojavio konkurent koji smanjuje naše šanse? Koliko smo uopšte bitni za poslovanje druge strane? Kako druga strana razmišlja?
Šta želi? Kako se mi u to uklapamo? Jednostavno rečeno, treba da procenite gde vam je mesto u trenutku kada pregovarate. Morate da razumete kako se vaš interes uklapa u interese druge strane i da govorite njihovim jezikom. Morate da budete sigurni da razumete i da poznajete drugu stranu. Morate da budete sigurni da dobro poznajete i razumete vašu konkurenciju i njihov odnos sa vašim partnerima. To će vam pomoći da, naravno, ambiciozno, ali i realistično postavite ciljeve i izaberete pravu taktiku. To će povećati vaše šanse da ostvarite cilj pregovora, tj. ukupan rezultat pregovora.
I da, u ovom pristupu je svaki korak bitan, a redosled uvek isti: analiza, swot, ciljevi, taktike, plan aktivnosti sa konkretnim izvršiocima, vremenskim okvirom i merljivim zadacima. Sve navedeno je povezano i mora da bude uklopljeno u celinu i spremno za praćenje i kontrolu.
Tek nakon dobre pripreme dolaze sve ostale taktike i veštine o kojima se mnogo priča i koje se toliko mistifikuju. U krajnjoj liniji, kada ste dobro pripremljeni pronaći ćete vlastiti način i stil, ali ako niste ne može vam pomoći nikakva veština i taktika, jer vi ne znate šta gađate, ni koliko je realno, šta to donosi itd.
I da ne bude zabune: ovim nikako ne želim da umanjim pregovaranje kao složenu sposobnost pojedinaca da dođu do određenog rezultata za sebe ili kompaniju, ali hoću da kažem da je to nadogradnja na dobro organizovan i pripremljen pregovarački proces i sistem izveštavanja koji ga prati. Veština pregovaranja nikako nije čarobni štapić, koja rešava sve probleme. Prvo moramo dobro da se organizujemo i da napravimo podržavajući sistem. Nakon toga smo spremni da razvijamo veštine i sposobnosti naših zaposlenih. Tako u svim poslovnim aktivnostima, pa i u pregovorima. Jasno definisana uloga i iskomunicirana očekivanja su osnova za definisanje i razvoj veština potrebnih za dobrog pregovarača.
Na kraju, moram da razbijem još jedno uverenje. Ruku pod ruku sa shvatanjem pregovaranja kao natprirodne moći ide i uverenje da pregovaranje treba da bude u rukama onih koji su na najvišem mestu u hijerarhiji. Moje iskustvo, a i duboko uverenje, kada su pregovori o kupovini i prodaji robe u pitanju, govori da takav pristup veoma prija egu, ali da je istina da što su oni koji pregovaraju više u hijerarhiji organizacije ona je na nižem nivou razvoja, manje efikasna i fleksibilna.
Pregovori se, kao proces, vode sa vrha funkcije kojoj pripadaju, što je nabavka, category managemenat, prodaja i sl, ali najbolji pregovarači treba da su unutar tih timova, u okviru dobro organizovanog procesa. Ljudi se uče i razvijaju u ulozi pregovarača. Kad imate postavljen proces, uspostavljen sistem izveštavanja i razvijate sposobnosti dobrih pregovarača, osigurali ste dugoročno i održivo uspešne pregovore. Proces, sistem, veštine i onda uspeh!
