Komunikacija – Alfa i Omega organizacije događaja

Piše: Nataša Nikolov, konsultant za event management i osnivač VFA Communications

Pre nego što uđemo u konkretne principe koji mogu da vam koriste kako bi vaša komunikacija bila efektivna, hajde prvo da zajedno prođemo neke od potencijalnih problema koji mogu da se pojave usled loše ili nepotpune komunikacije.  

1.   Cilj događaja nije jasno definisan. Uvek krećemo od cilja, pa tako i kada govorimo o komunikaciji. Bez dobre komunikacije, organizatori događaja neće jasno razumeti ciljeve i svrhu događaja, što može rezultirati nedostatkom motivacije i angažovanosti u njegovoj organizaciji i kao i u drugim fazama event menadžmenta.

2.   Nepostojanje jasnoće. Kada se govori o odgovornosti i liderstvu u event menadžmentu, važno je da oni koji vode proces osim toga što su dobri organizatori, treba da budu vešti komunikatori. Važno je da imaju veštine delegiranja i komunikacije ka drugim učesnicima u procesu. Nejasne ili nepotpune informacije mogu dovesti do nesporazuma i pogrešnih interpretacija, što može otežati planiranje i realizaciju događaja.

3.   Gubitak poverenja. Kada komunikacija nije efikasna, transparentna ili ne postoji to može dovesti do gubitka poverenja među članovima tima, saradnicima, dobavljačima što može otežati saradnju i koordinaciju.

4.   Kašnjenje kao glavni uzrok stresa. Nedostatak pravovremene komunikacije može dovesti do kašnjenja u donošenju odluka ili izvršenju zadatka, što može uticati na kvalitet i uspeh samog događaja.

5.   Loše upravljanje stresom – konflikti i tenzije. Nedostatak otvorene i transparentne komunikacije može stvoriti prostor za konflikte i tenzije među članovima tima ili učesnicima događaja.

6.   Negativna reputacija. Neuspeh u komunikaciji može rezultirati lošim iskustvom učesnika događaja, što može narušiti reputaciju organizatora i uticati na buduće događaje i poslovne odnose. Setite se – vi vašim događajem želite da pružite osećaj vašoj ciljnoj publici. Investirajte u komunikaciju na svim nivoima, jer će vam se višestruko isplatiti. 

A kako da znate da je vaša komunikacija kvalitetna i kako je u stvari planirate u ovoj fazi organizacije događaja? 

Dobro isplanirana komunikacija je pametna komunikacija. Evo koji su njeni principi: 

Jasnoća poruke
Videli smo gore da je nepostojanje jasnoće poruke jedan od glavnih problema. Jasna poruka je osnovni temelj svakog uspešnog događaja. Kada imate jasnu viziju o tome šta želite postići i na koji način želite da upravljate vašim događajem, to olakšava proces komunikacije sa svim uključenim stranama. Kada imate jasnu poruku koju želite preneti i razumete kako da je efikasno komunicirate, olakšavate saradnju i usklađivanje svih elemenata događaja. Od vizuelnog identiteta do brendinga, sve će biti pažljivo osmišljeno kako bi podržalo i dopunilo vašu poruku. Kroz jasnu komunikaciju, osiguravate da svaki deo događaja ima svoje mesto i doprinosi celini, stvarajući koherentno iskustvo za učesnike i jačajući prepoznatljivost vašeg događaja.

Kanali komunikacije
Pre-event faza je ključna za definisanje kanala komunikacije i ciljnih grupa, s obzirom na to da različite ciljne grupe zahtevaju različite načine komunikacije. To mogu biti kanali komunikacije kao što su imejl, različite čet aplikacije, posteri u prostoru ili elektronske objave na zajedničkim panelima. Takođe, treba razmotriti i tradicionalne medije poput televizije, novina i radija, kao i društvene mreže i razloge za izbor određenih kanala. Pitanje zašto baš ti određeni kanali komunikacije takođe je važno, te treba imati odgovor na to. Važno je imati jasne kanale komunikacije i za timove podrške, logistiku i ostale relevantne strane koje možda nisu direktno uključene. Planiranje i priprema komunikacije treba da se obave na vreme.

Timeline komunikacije
Timeline komunikacije igra ključnu ulogu u celokupnom procesu organizacije događaja. Nakon definisanja poruke koju želite preneti i odabira kanala komunikacije u skladu sa ciljnom grupom, sledeći korak je detaljno planiranje vremenskog rasporeda koji prati sve aktivnosti. Važno je da ova vremenska linija bude potpuno usklađena i sinhronizovana sa ostalim planovima realizacije događaja. Plan komunikacije ne samo da prati sve faze organizacije događaja, već je i integralni deo celokupnog procesa, obezbeđujući da poruke budu pravovremeno i efikasno prenete u cilju ostvarenja željenih rezultata.

Ownership u komunikaciji
Odgovornost u komunikaciji igra ključnu ulogu u uspešnom vođenju događaja. Kada je reč o odgovornosti u pripremi i vođenju komunikacije, neophodno je jasno definisati ko je odgovoran za koje zadatke. Bitno je odmah utvrditi ko su "lica" komunikacije, odnosno ko će biti zadužen za prenošenje poruka, ko će biti kontakt osoba za pitanja, nedoumice i povratne informacije. Takođe, važno je identifikovati ko će obaveštavati zaposlene ili eksternu publiku, kako bi poruke dolazile sa jedne adrese koju lako povezuju sa samim događajem. U slučaju kriznih situacija, hitna i efikasna komunikacija sa svim akterima postaje još važnija kako bi se situacija adekvatno rešila.

Transparentnost
Ovo je posebno važan princip vaše komunikacije. Ona predstavlja osnovu za izgradnju poverenja i uspostavljanje dugoročnih i strateških odnosa. Ovaj princip treba da vam bude vodilja pri donošenju svih komunikacionih odluka. Važno je naglasiti da transparentnost nikada ne bi trebalo da umanji profesionalnost. Biti transparentan ne znači deliti svaki detalj sa svima, već pružati informacije o kontekstu koji je doveo do donošenja određene odluke.

Pravovremena informisanost svih aktera
Bez obzira na transparentnost i profesionalizam, ako informacija ne stigne na vreme, sve ostalo može biti uzaludno. Iako transparentnost i profesionalnost mogu ublažiti neke probleme, propuštanje ključnog trenutka komunikacije može imati ozbiljne posledice. Taj trenutak je dragocen jer vam omogućava da postignete mnogo više na energetskom nivou. Pravovremena komunikacija omogućava pravovremene reakcije drugih strana, što za posledicu ima uspešnu organizaciju događaja.

Uzimajući u obzir sve prethodno navedeno, komunikacija u fazi planiranja događaja predstavlja temeljnu komponentu uspešne organizacije i realizacije događaja. Ona će upravo biti ta koja vam omogućava efikasnu razmenu informacija, jasno definisanje ciljeva i očekivanja, kao i koordinaciju između vas svih drugih aktera. Efektivna komunikacija jeste pametna investicija jer vam pomaže u izgradnji poverenja, smanjenju nesporazuma i minimiziranju rizika. Kroz transparentnu i pravovremenu komunikaciju, vaš događaj je uspešno organizovan i realizovan, na način da zadovoljava potrebe i očekivanja svih učesnika.