Stanje zone je stanje potpunog fokusa i koncentracije. Svijest o sebi, okolini i drugima ostaje u drugom planu, dok u prvi plan dolazi posvećenost poslu ili zadatku.
Zonu je najjednostavnije opisati kao stanje u kojem se najbolje osjećamo i ostvarujemo najbolje rezultate. Svatko od nas barem je jednom u životu bio u zoni. To je ono stanje kada ste izgubili svijest o vremenu ili zaboravili na glad jer ste bili zadubljeni u ono što ste radili. Stanje zone je stanje potpunog fokusa i koncentracije. Svijest o sebi, okolini i drugima ostaje u drugom planu, dok u prvi plan dolazi posvećenost poslu ili zadatku. Osjećaj može biti sličan osjećaju meditacije, ali nerijetko uključuje i pozitivne emocije poput preplavljenosti entuzijazmom i spontanom radosti. Iako je zona različita kod različitih osoba i u različitim situacijama, ipak se češće javlja kad smo posvećeni kreativnim aktivnostima koje omogućuju korištenje naših prednosti i snaga.
Međutim, većinom doživljavamo zonu kao stanje koje nas spontano preplavi i koje je izvan naše kontrole. To ne mora biti tako. Možemo i sami svjesno kreirati zonu kad nam je potrebna, ali i pomoći ljudima koje vodimo kako bi je sami ostvarili.
Kako bismo naučili upravljati zonom ili kako to poznati mađarski psiholog Mihaly Csikzentmihalyi opisuje stanjem flowa, za početak je potrebno definirati njene elemente. Iako mnogi od njih mogu biti istovremeno prisutni, nije važna prisutnost svih kako bismo je ostvarili. Najvažniji elementi zone su:
1. Snažna koncentracija i potpuni fokus na aktivnost i zadatak
2. Jasno postavljeni, umjereno teški ciljevi
3. Aktivnost koja je sama po sebi nagrada
4. Manjak svjesnosti o sebi i svijetu koji nas okružuje
5. Potpuni fokus na sadašnjost i iskrivljeno poimanje protoka vremena
6. Trenutna povratna informacija
7. Izvrstan balans između razine znanja i vještina i izazova koji je postavljen
8. Osjećaj osobne kontrole nad situacijom i ciljevima
9. Manjak svjesnosti o fizičkim potrebama
Jedan od važnih preduvjeta ulaska u zonu jest pronaći idealni balans između vještina i sposobnosti s jedne strane, i izazova s druge strane. Ako je zadatak prejednostavan, lako ćemo osjetiti dosadu. Ako je pak zadatak pretežak, možemo postati frustrirani ili tjeskobni.
S vremenom, kako napreduju naše vještine, raste i naša sposobnost podnošenja stresa. Drugim riječima, što imamo više znanja i iskustva u stanju smo izvršavati kompleksnije i izazovnije zadatke, a da se ne izlažemo frustraciji i tjeskobi, kao što je i prikazano na sljedećem grafikonu:
Manageri i lideri trebaju biti svjesni ovih okvira kada dodjeljuju zadatke osobama koje vode. Naime, potrebno je kontinuirano prilagođavati zadatke ovisno o znanju i sposobnostima svake osobe u timu.
Osim tjeskobe i frustracije, ono što nas najviše može udaljiti od zone jest multitasking. Multitasking zapravo ne postoji i možemo ga slobodno proglasiti mitom.
Pogotovo, ako koristimo jedne te iste dijelove mozga za određeni zadatak. Dok nas, primjerice, slušanje klasične glazbe ne ometa u rješavanju matematičkih zadataka, razgovor preko mobilnog telefona uz istovremeno pisanje teksta nešto je što će rezultirati padom produktivnosti i efikasnosti. Naš se mozak može koncentrirati samo na jednu aktivnost u jedinici vremena. Ljudi koji kažu kako su dobri u multitaskingu, zapravo su dobri u pomicanju pažnje s jednog zadatka na drugi.
Kako sami sebe staviti u zonu
Želite li sami sebi pomoći i staviti se u zonu, evo nekoliko savjeta kako to postići:
1. Radite posao koji volite ili zavolite posao koji radite – Ako je ikako moguće, odaberite posao koji volite ili barem zavolite neke njegove dijelove. Što god odabrali raditi, nastojte raditi s punim angažmanom, entuzijazmom i strasti.
2. Pronađite smisao u onome što radite. Napravite prvo najvažnije zadatke, a ne najjednostavnije. Posvetite se zadacima kojima ćete osigurati dugoročni pozitivni utjecaj na posao i karijeru. Ne zaboravite kako količina obavljenih zadataka nije jednaka njihovoj kvaliteti. Čak i kada radite zadatke koji su rutinski, pokušajte im dodati neki smisao. Možete se sami sa sobom natjecati kako biste ih napravili brže, bolje ili na inovativan način.
3. Osigurajte si zadatke koji su izazovni, ali ne preteški. Ako je zadatak pretežak, većinu vremena ćete provesti u pronalasku načina kako ga uopće izvršiti, što vas može frustrirati ili obeshrabriti. Ako su zadaci preteški, rascjepkajte ih na manje i lakše.
4. Uklonite sve mentalne i fizičke distrakcije. Primjerice, provjeravajte mail samo nekoliko puta u danu. Razmislite o stavljanju znaka ne ometaj na vrata. Ako vam padnu na pamet određene važne misli i stvari, pripremite sa strane papirić na koji ih možete zapisati kako biste im se kasnije mogli posvetiti.
5. Vježbajte koncentraciju i fokus. Primjerice, pokušajte raditi za početak u intervalima od 10 minuta potpune pažnje, pa povećavajte intervale dok ne dođete do barem 30 minuta. Bez mogućnosti zadržavanja pažnje i fokusa, nema zone.
Kako voditi ljude i organizirati posao u zoni
Ako ste u ulozi managera i vođe, možete učiniti mnogo kako biste omogućili ljudima koje vodite rad u zoni, a samim time i povećanje produktivnosti, efikasnosti te bolje i uspješnije rezultate.
1. Učinite viziju i misiju kompanije privlačnom. Svatko želi osjećati kako svojim poslom pridonosi nekom većem cilju ili nekoj smislenoj priči. Potrudite se objasniti svakome njegovu ulogu u ostvarenju vizije i misije kompanije, ali i konkretan napredak i doprinos koji ostvaruje.
2. Osvijestite snage, sposobnosti vještine i kvalitete ljudi koje vodite. Za početak identificirajte osobne kompetencije svake osobe u timu. Dodjeljujte izazovne, ali ne preteške zadatke koje članovi tima mogu uspješno izvršiti samostalno ili uz pomoć mentora, bez vaše prevelike intervencije.
3. Fokusirajte se jednako na kratkoročne, kao i na dugoročne ciljeve. Nemojte se previše osloniti na jednog te istog zaposlenika koji brzo i uspješno rješava zadatke, kako biste kratkoročno došli do željenih rezultata. Razvijajte vještine i sposobnosti svakog člana tima kako biste dugoročno osigurali produktivnost i efikasnost.
4. Kreirajte različitost. Različitost stimulira angažman, ali i mogućnost sagledavanja šire slike. Ako zaposlenici rade različite poslove, lakše će razumjeti povezanost između zadataka i njihove uloge u ostvarenju vizije, misije i strategije razvoja kompanije.
5. Kreirajte kulturu koja potiče rad u zoni. Jasno postavite očekivanja i rokove, ali i osigurajte zaposlenicima mogućnost nesmetanog dovršetka radnih zadataka kada god je to moguće. Ponekad to znači pričekati odgovore na e-mailove ili SMS-ove, kako biste omogućili kontinuitet u fokusu i koncentraciji.
6. Potičite razvoj povjerenja i autonomije. Previše mikromanagementa onemogućuje postizanje zone. Svakome dodijelite zadatke u skladu s njegovom pozicijom i sposobnostima, ali i prepustite povjerenje u njihovo uspješno izvršenje.
7. Jasno odredite odgovornosti. Nema ničeg što više frustrira i demotivira od toga da se ne zna tko je za što odgovoran. Jasno dodijeljena odgovornost smanjuje nepotrebne i neproduktivne sastanke, povećava motivaciju i produktivnost.
8. Osigurajte brze i efikasne sastanke. Svaki sastanak treba imati unaprijed utvrđen cilj, treba početi na vrijeme i trajati koliko je predviđeno. Nakon svakog sastanka trebaju biti jasno dodijeljeni zadaci i odgovornosti, ali i pozvani samo ključni ljudi koji su bitni za donošenje odluka ili provedbu zadataka.
9. Jasno utvrdite prioritete i omogućite kontinuirani fokus. Ne dopustite stalnu promjenu prioriteta ili rad na više projekata u isto vrijeme, koji onemogućuju održavanje kvalitetne pažnje i fokusa.
10. Osigurajte mogućnost učenja i napretka. Edukacije, mentorstvo i mogućnost učenja generalno podižu ljestvicu sposobnosti, zrelosti i vještina zaposlenika. Dugoročno to znači i mogućnost dodjeljivanja kompleksnijih i zahtjevnijih zadataka.
Rad u zoni je efikasniji, brži, produktivniji, podiže motivaciju i zadovoljstvo, ali i dugoročno osigurava uspjeh kompanije i pojedinca. Kada smo u zoni donosimo bolje odluke, kreativniji smo, sposobniji za rješavanje problema i kreiranje inovativnih rješenja. Također, zbog pozitivne energije i entuzijazma kojim zračimo, ljudi nas rado slijede. Stoga je svako uloženo vrijeme u kreiranju posla u skladu sa zonom, dobro uloženo vrijeme.
