Možda vam se to ne čini logičnim, ali upravljanje zalihama u stvari je strateško pitanje. Tako je i pitanje svih pitanja u određivanju politike zaliha: Koja je vaša strategija? O strategiji poduzeća ovisi kakve vaše zalihe trebaju biti. Dakle, ako želite imati kvalitetnu i proaktivnu politiku zaliha, morate imati jasnu strategiju poduzeća.
Možda možemo u nekim slučajevima imati politiku zaliha i bez jasne strategije, ali u tom slučaju te zalihe nisu u funkciji postizanja iste. U svakom slučaju, da bismo odredili željene (ciljane) zalihe, treba nam neka strategija kako bismo joj prilagodili zalihe.
Druga stvar koju trebamo znati jest od čega se sastoje naše zalihe. U prethodnom nastavku naše sage o upravljanju zalihama govorili smo o vrstama od kojih se naše zalihe na skladištu sastoje. Rekli smo da se radi o sigurnosnim zalihama, cikličkim zalihama i sezonskim zalihama. Kako ove zadnje (sezonske zalihe) nisu karakteristične za sve tvrtke, koncentrirat ćemo se na druge dvije, tj. sigurnosne i cikličke zalihe koje imaju, ili bi trebale imati, sve kompanije koje se bave trgovinom ili proizvodnjom.
Kako bismo odredili ciljanu vrijednost zaliha možemo se poslužiti sljedećom formulom:
+ određivanje željene razine usluge
+ izračun prosječne zalihe
+ izračun standardne devijacije (odstupanja od prosjeka)
= sigurnosne zalihe
+ odrediti cikličke zalihe
= ciljana vrijednost zaliha
Željena vrijednost zaliha je zbroj ciljanih zaliha koju, na osnovi gornje formule, treba izračunati za svaki artikl posebno (jer svaki je artikl posebna priča i ima različito značenje za poduzeće i različite karakteristike koje se odnose na vrijednost i učestalost prodaje) i cikličnih zaliha.
Cikličke zalihe
Za cikličke smo zalihe rekli da služe za premošćivanje razdoblja između dviju narudžbi te da je njihova količina određena rokom isporuke (lead time) i prosječnom potrošnjom za vrijeme isporuke.
Cikličke zalihe direktno ovise o vremenu potrebnom za isporuku. To je vrijeme obično određeno daljinom koja nas dijeli od dobavljača. Neke tvrtke smanjuju vrijeme isporuke tako da uvjetuju dobavljačima da pozicioniraju svoje tvornice ili skladišta u njihovoj blizini. Primjer za takvu praksu je Dell Computers koji ima uvjet za dobavljače da njihove tvornice moraju biti u krugu od 50 kilometara od Dellove tvornice koju opskrbljuju. Smanjenjem lead timea izbjegavaju neizvjesnost koja se događa za vrijeme dugačkih isporuka.
Još jedan primjer za smanjivanje vremena isporuke (lead time) modni je proizvođač Zara koji je cijelu svoju strategiju prilagodio nastojanju da brzo reagira na promjene u potražnji. Zara, naime, za razliku od svojih konkurenata u tekstilnoj industriji, većinu proizvoda (više od 60%) proizvodi u Europi. Cijeli njezin ciklus, od dizajna preko proizvodnje pa sve do isporuke u prodavaonice, traje 15 dana i na taj način ima 20 – 30 sezona u godini za razliku od uobičajenih 2 – 4. Da bi to mogli postići, moraju imati kratko vrijeme nabave, što opet postižu odabirom dobavljača iz Europe, za razliku od svoje konkurencije koja većinu svoje robe proizvodi i nabavlja iz dalekoistočnih zemalja.
Na tom se principu zasniva i koncept Just-In-Time isporuka (koji se masovno koristi u automobilskoj industriji).
Kako smanjiti cikličke zalihe
Drugi koncept za optimizaciju cikličkih zaliha jest smanjenje količina isporuke. Računica kaže sljedeće: ako je uobičajeno vrijeme isporuke nekog proizvoda (npr. bilježnica) 30 dana i vaša prosječna prodaja je 100 bilježnica mjesečno, vaša ciklička zaliha bi u trenutku dolaska isporuke trebala biti 100 + sigurnosna zaliha (o izračunu SZ bit će riječi u nastavku). Na kraju mjeseca, u idealnom slučaju, vaša bi ciklička zaliha trebala biti na nuli (ako se ne radi o idealnom slučaju, a znamo da se idealno rijetko događa, pa dođe do povećane prodaje, to bi trebala amortizirati sigurnosna zaliha). Ako, međutim, frekvenciju isporuke povećamo na dva puta mjesečno i interval je umjesto 30 dana sada 15 dana, onda će količina isporuke biti 50 komada i prosječna ciklička zaliha će biti 25 komada (50 komada u trenutku dolaska isporuke i 0 komada pred isporuku). To je ušteda od 50% na troškovima držanja zaliha i njihovu financiranju.
Druga strana medalje je povećanje transportnih troškova kao posljedica povećanja broja isporuka te ekološko opterećenje cesta uslijed povećanog transporta. Međutim, sve studije i iskustva poduzeća koja su napravila kvalitetnu kalkulaciju kažu da su postigli znatne uštede nakon što su skratili vrijeme isporuke.
Ono što, oboružani ovim činjenicama, trebate učiniti jest da točno izračunate varijabilne troškove držanja zaliha – s jedne, i troškove samih narudžbi i isporuka s druge strane – i imate odgovor na pitanje kolike biste trebali imati cikličke zalihe.
